Geschäftsordnung
1. Allgemeine Grundsätze
Jährlich werden Mitgliederversammlungen durchgeführt.
Zwischen den Mitgliederversammlungen wird die Wittenberger Schützengilde 1582 e.V. (nachfolgend Gilde genannt) vom Vorstand geleitet.
Der Vorstand führt – mit Ausnahme der Monate Juli und August – vierwöchentlich Sitzungen durch.
Die Sitzungen des Vorstandes werden vom Vizepräsidenten protokolliert.
Neben themengebundenen Tagesordnungen gehören die Protokolle, der Bericht des Schatzmeisters zur Finanzentwicklung und der Punkt „Allgemeines“ zu den ständigen Sitzungsinhalten.
Im Gildebüro wird ein Buch zur Erfassung des Schriftverkehrs geführt.
Inhalt:
- Posteingang mit Datum, Absender, Kurzdarstellung des Inhalts und Termine
- Postausgang mit Adressat, Kurzinhalt, Bearbeiter und Datum
Sämtlicher Schriftverkehr wird sachgebietsbezogen abgeheftet.
Jedes Mitglied ist zur Leistung von 15 Arbeitsstunden im Jahr verpflichtet. Im Falle der Nichtleistung ist für jede nicht geleistete Stunde bis zum 15.02. des Folgejahres ein Betrag von 5,00 € zu bezahlen.
Als äquivalente Leistungen werden gerechnet:
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Spenden/Sponsoring über 250,00 € im laufenden Jahr
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Sachleistungen (z.B. Technik, Wartung usw.)
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weitere Ausnahmen werden vom Vorstand beschlossen
Helfer und Kampfrichtereinsätze werden nicht als Arbeitsstunden verrechnet. Je Familie zw. Lebensgemeinschaft sind diese Stunden nur einmal zu leisten.
Jedes Mitglied ist für den Nachweis der Stunden selbst verantwortlich. Die Art der Arbeit, die Zeit und das Datum trägt jeder auf einen Vordruck ein, lässt diesen von einem Vorstandsmitglied bestätigen und gibt ihn dann beim Vizepräsidenten ab.
Die Erfassung und Abrechnung der Arbeitsstunden erfolgt durch den Vizepräsidenten.
Die Arbeit im Vereinsbüro wird entsprechend der Verantwortlichkeiten des Geschäftsverteilungsplanes organisiert, d.h. alle Vorstandsmitglieder müssen mindestens 1 x wöchentlich die Posteingänge kontrollieren und die Post ihres Verantwortungsbereiches eigenständig bearbeiten. Schreiben an Vereine, Institutionen, Sponsoren, übergeordnete Verbände usw. sind dem Vorsitzenden zur Unterschrift vorzulegen.
Alle Abrechnungen und Belege sind vom Schatzmeister sachlich und rechnerisch zu prüfen und von einem weiteren Vorstandsmitglied (nicht Einreicher) abzuzeichnen.
2. Geschäftsverteilungsplan
Präsident
Der Präsident erstellt den Sitzungsplan, leitet die Vorstandssitzungen, vertritt die Gilde mit je einem weiteren Vorstandsmitglied im Rechtsverkehr, ist verantwortlich für die Vorbereitung der Schützenfeste, koordiniert und kontrolliert die Arbeit aller Sachgebiete und er ist der Mitgliederversammlung rechenschaftspflichtig.
Er beantragt bei den entsprechenden Stellen die Förderungen und rechnet diese ab.
Vizepräsident
Er vertritt den Vorsitzenden in dessen Abwesenheit, vertritt die Gilde mit je einem weiteren Vorstandsmitglied im Rechtsverkehr, ist verantwortlich für die Planung der Werterhaltung bzw. Erneuerung aller Mobilien und Immobilien des Vereins und ist dem Vorstand gegenüber rechenschaftspflichtig.
Er führt die Mitgliederkartei, die Inventarlisten und das Nachweisbuch über die geleisteten Arbeitsstunden. Er ist verantwortlich für die Protokollierung der Mitgliederversammlungen und der Vorstandssitzungen
Schatzmeister
Er vertritt mit je einem weiteren Vorstandsmitglied die Gilde im Rechtsverkehr, ist verantwortlich für die exakte Planung, Erfassung und Abrechnung aller Einnahmen und Ausgaben der Gilde. Durch ihn wird die Zuordnung der einzelnen Finanzbewegungen auf der Grundlage der steuerrechtlichen Bestimmungen und der Finanzordnung der Gilde gesichert und er ist dem Vorstand und der Mitgliederversammlung gegenüber rechenschaftspflichtig.
Die Finanzplanung für das folgende Geschäftsjahr ist dem Vorstand bis zum 20.12. jeden Jahres vorzulegen.
Sportleiter
Er vertritt je mit dem Vorsitzenden, dem Stellvertreter oder dem Schatzmeister die Gilde im Rechtsverkehr, organisiert und koordiniert den Trainings- und Wettkampfbetrieb der Kinder und Jugendlichen der Gilde im Leistungsbereich sowie den Einsatz, die Abrechnung, die Aus- und Weiterbildung der Trainer und Fachübungsleiter im Leistungssport und unterstützt den Schießwart im Breitensport.
Er unterbreitet dem Vorstand Vorschläge zur Nutzung der Vereinswaffen, legt dem Vorstand jeweils im Dezember einen Finanzplan und einen Wettkampfplan zur Bestätigung vor und ist dem Vorstand – nach der Mitgliederversammlung – gegenüber rechenschaftspflichtig.
Er führt die Chronik der Gilde im Nachwuchsbereich.
Jugendleiter
Er vertritt je mit dem Vorsitzenden, dem Stellvertreter oder dem Schatzmeister die Gilde im Rechtsverkehr, organisiert und koordiniert die Nachwuchsgewinnung. Er arbeitet eng mit dem Sportleiter zusammen und ist dem Sportleiter und dem Vorstand gegenüber rechenschaftspflichtig.
Er vertritt die aktiven Sportler im Vorstand, unterbreitet Vorschläge zur besseren Gestaltung der Sportarbeit und organisiert gemeinsam mit dem Sportleiter Jugendveranstaltungen. Er ist verantwortlich für die Nutzung des Kraftraums.
Er ist dem Vorstand gegenüber rechenschaftspflichtig.
Kommandeur
Er vertritt je mit dem Vorsitzenden, dem Stellvertreter oder dem Schatzmeister die Gilde im Rechtsverkehr. Er ist für die Publizierung aller Aktivitäten der Gilde sowie für die Sammlung und Ordnung von Material für die Vereinschronik im Traditionsbereich verantwortlich.
Er organisiert Veranstaltungen im Traditionsbereich, ist für den Besuch von Schützenfesten befreundeter Gilden verantwortlich.
Er ist dem Vorstand gegenüber rechenschaftspflichtig.
Schießwart
Er vertritt je mit dem Vorsitzenden, dem Stellvertreter oder dem Schatzmeister die Gilde im Rechtsverkehr. Er ist verantwortlich für die Organisation des Breitensports und für die Vorbereitung und Durchführung von Wettkämpfen sowie für die Aus- und Weiterbildung der Kampfrichter. Er ist dem Vorstand gegenüber rechenschaftspflichtig.
Alle Vorstandsmitglieder haben dem Schatzmeister für die Vorbereitung des neuen Geschäftsjahres für ihren Verantwortungsbereich bis zum 20.11. jeden Jahres den Finanzbedarf zuzuarbeiten.